Este mes de junio ha entrado en vigor la obligatoriedad para las empresas que cuenten con 50 o más trabajadores/as a contar con, de manera obligatoria, con el Canal de Denuncias, tal y como lo dictamina, para todos los países miembros de la UE, la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, para poner en marcha una normativa que garantice la prevención de delitos internos en la empresa, así como la protección a los denunciantes.

En el caso de España, la normativa de aplicación será la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Todas las empresas de más de 50 trabajadores deberán de cumplir con la obligación de implementar un protocolo, un canal de denuncias de infracciones penales, laborales y administrativas.

Obligatoriedad de contar con un Canal de Denuncias

Toda empresa con 50 o más trabajadores deberá contar, de manera obligatoria, con un sistema interno de información, que deberá implantar antes del 13 de junio de 2023, en el caso de que su empresa tenga más de 250 trabajadores.

En el caso de empresas menos de 250, el plazo para hacerlo se amplia hasta el 1 de diciembre; e, mismo que para municipios con menos de 10.000 habitantes, que también lo deben implantar.

Objectivo

Este protocolo permitirá que en las empresas objeto de la norma se puedan denunciar irregularidades laborales o de otros ámbitos por parte de los empleados, quienes no podrán ser sancionados por activarlo.

En el protocolo se deberá indicar claramente como efectuar la denuncia, garantizar la confidencialidad del informante e impedir el acceso al personal no autorizado.

En primera instancia, el objetivo de la norma es comunicar internamente la irregularidad a la propia empresa. No obstante, también se deberá advertir sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes o los organismo que procedan (por ejemplo, acerca de la necesidad de interponer denuncia policial).

A quien afecta

• Personas físicas o jurídicas del sector privado con 50 o más trabajadoras/es contratados
• Personas jurídicas del sector privado (ámbito UE) en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medioambiente. Ello, con independencia del número de personas contratadas.
• Los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por éstos si reciben o gestionan fondos públicos.

Requisitos básicos del Canal de Denuncias

Los aspectos mínimos que debe contemplar el canal de denuncias de la empresa:

• Facilitar los medios mínimos necesarios para asegurar la autenticidad, identidad y confidencialidad del denunciante, del denunciado y los testigos. (medidas de seguridad muy similares a las de la protección de datos).
• Contar con sistema de almacenaje de la información durante el tiempo que se requiera para la realización de las investigaciones pertinentes.
• Las denuncias podrán realizarse por escrito o de forma verbal.
• Se designará a un responsable autónomo e imparcial para tramitar el seguimiento e investigación de las denuncias (que no puede superar los tres meses)
• En un plazo no superior a 7 días desde la recepción de la denuncia se deberá emitir un acuse de recibo la misma.
• A las denuncias solo podrá acceder el personal autorizado.

Garantías para los denunciantes

• Facilitarles información y asesoramiento en relación con los procedimientos y recursos a su disposición.
• Asistencia de las autoridades competentes para garantizar su protección frente a posibles represalias.
• Asistencia financiera y otras medidas de apoyo al denunciante, en el marco de un posible proceso judicial.

Los grupos de empresas deberán tener una política general común para todas sus sociedades y habilitar un canal de denuncia interno para todo el grupo.

La normativa contempla la posibilidad de contratar el canal de denuncias a través de un proveedor externo, como puede ser un despacho de abogados o una consultoría. Es decir, que las empresas pueden gestionar ellas mismas su canal de denuncias o pueden tener un canal de denuncias externo gestionado por un proveedor.

¿Cómo implementar un canal de denuncias?

De manera sucinta, a la hora de implantar un Canal de Denuncias en su empresa deberá et

• En primera instancia, decidir si la gestión del Canal de Denuncias será de gestión interna o externa
• Asignar a la persona responsable del canal de denuncias.
• Determinar las vías de comunicación a utilizar. A priori, la más recomendable es un canal de denuncias digital.
• Elaborar el reglamento del canal.
• Establecer el protocolo de recepción, gestión, tramitación e investigación de las denuncias.
• Contar con un registro de todas las denuncias recibidas, resueltas y archivadas.
• Nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO).
• Difundir la existencia del canal de denuncias y su reglamento.

Incumplimiento

La normativa establece diferentes sanciones, ya sea por no tener el canal, por obstaculizar su funcionamiento o la labor de sus gestores, por vulnerar la confidencialidad y el anonimato del canal o tomar represalias contra los denunciantes, entre otras acciones castigadas por el régimen sancionador, que pueden ser catalogadas de leves, graves o muy graves. El importe de estas sanciones variará en función de la catalogación de la infracción, que puede ser leve, grave o muy grave, y pueden aplicarse tanto a personas como las empresas. Pueden alcanzar los 300.000 euros para las personas, y el millón de euros para las empresas, en su grado de mayor gravedad.