Para establecer el tipo de retención aplicable a cada uno de sus trabajadores, debe tener en cuenta todas las retribuciones que tenga previsto satisfacer –tanto fijas como variables– y sus circunstancias personales:

1. Retribuciones previsibles:

Si los trabajadores tienen retribuciones variables (como bonificaciones, incentivos de productividad, u horas extras), éstas deben calcularse como mínimo en base a las cantidades satisfechas el año anterior. En caso de circunstancias que indiquen que el importe de este año será inferior, podrá ajustarse el cálculo correspondiente. También es esencial considerar posibles retribuciones en especie.

2. Circunstancias personales:

Es imprescindible tener presentes las características personales y familiares de cada trabajador, como el número de hijos, si el cónyuge genera ingresos, o si satisface pensiones compensatorias. Estos datos se obtienen a través del formulario 145, que debe cumplimentarse al inicio de la relación laboral y debe actualizarse cada vez que haya cambios. Además, es recomendable ofrecer a sus empleados la opción de actualizar este formulario anualmente para incluir cualquier modificación no comunicada previamente.

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